PDCA (Plan Do Check Act) là gì? Sử dụng chu trình PDCA để hỗ trợ cải tiến liên tục (Kaizen)

Nguồn gốc và lợi ích của cải tiến liên tục và PDCA là cốt lõi của Kaizen. Nhưng những bước cụ thể nào liên quan đến việc sử dụng PDCA? Trong phần này, chúng tôi trả lời câu hỏi này bằng cách giới thiệu kỹ lưỡng về phương pháp cải tiến quy trình phổ biến được gọi là PDCA.

PDCA là gì?

Trong khi làm việc với W. Edwards Deming vào những năm 1950, người Nhật đã áp dụng một phương pháp cải tiến quy trình mà họ gọi là “Chu trình Deming”. Ngày nay, nó là cốt lõi cơ bản của “Kaizen”.

Chính Deming đã giới thiệu cho người Nhật về phương pháp này, nhưng bản thân phương pháp này thực sự được phát triển bởi đồng nghiệp của ông là Walter Shewhart .

Shewhart gọi phương pháp của mình là PDCA.

PDCA là từ viết tắt của bốn giai đoạn của một chu trình cải tiến: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động.

Vào những năm 1990, Deming đã đổi tên cho phương pháp mà ông sử dụng với khách hàng từ PDCA thành PDSA. Tên mới phản ánh sở thích của anh ấy đối với sự thay đổi từ “séc” thành “nghiên cứu” vì với “séc”, người ta có thể bỏ lỡ điều gì đó. Tuy nhiên, PDCA vẫn là thuật ngữ được sử dụng phổ biến nhất trong băng giá ngày nay.

PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một cách tiếp cận bốn giai đoạn lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ và để giải quyết các vấn đề. Nó liên quan đến việc thử nghiệm một cách có hệ thống các giải pháp khả thi, đánh giá kết quả và thực hiện những giải pháp đã cho thấy hiệu quả. Nó dựa trên phương pháp giải quyết vấn đề khoa học và được phổ biến bởi Tiến sĩ W. Edwards Deming, người được nhiều người coi là cha đẻ của kiểm soát chất lượng hiện đại.

Chu trình PDCA cung cấp một cách tiếp cận đơn giản và hiệu quả để giải quyết vấn đề và quản lý sự thay đổi. Nó cho phép các doanh nghiệp phát triển các giả thuyết về những gì cần thay đổi, kiểm tra các giả thuyết này trong một vòng phản hồi liên tục, đồng thời thu được kiến ​​thức và học tập có giá trị. Nó thúc đẩy các cải tiến thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các quy trình và phương pháp làm việc trong toàn công ty. Chu trình PDCA bao gồm bốn thành phần:

Lập kế hoạch - Xác định vấn đề, thu thập dữ liệu liên quan và hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, phát triển giả thuyết về vấn đề có thể là gì và quyết định kiểm tra cái nào.

Làm - Phát triển và thực hiện một giải pháp; quyết định một phép đo để đánh giá hiệu quả của nó, thử nghiệm giải pháp tiềm năng và đo lường kết quả.

Kiểm tra- Xác nhận kết quả thông qua so sánh dữ liệu trước và sau. Nghiên cứu kết quả, đo lường hiệu quả và quyết định xem giả thuyết có được ủng hộ hay không.

Hành động - Ghi lại kết quả, thông báo cho những người khác về những thay đổi trong quy trình và đưa ra các khuyến nghị cho các chu kỳ PDCA trong tương lai. Nếu giải pháp thành công, hãy thực hiện nó. Nếu không, hãy giải quyết vấn đề tiếp theo và lặp lại chu trình PDCA một lần nữa.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào từng bước trong bốn bước này. Sau đó, chúng ta sẽ thảo luận về cách thức mà chu trình PDCA có thể hỗ trợ Kaizen và cải tiến liên tục.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng bước trong chu trình cải tiến.

Bốn giai đoạn của PDCA

Kế hoạch

Mục tiêu chính trong bước đầu tiên của PDCA (giai đoạn lập kế hoạch) là phát triển sự quen thuộc sâu sắc với tình trạng hiện tại.

Tìm hiểu về quy trình có thể có nhiều hình thức, bao gồm tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu về các yếu tố khác nhau của tình hình hiện tại: nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng (SIPOC). Bạn sẽ cần xác định, đồng ý và xác định các vấn đề cũng như đánh giá các chiến lược và hành động tiềm năng có thể khắc phục các vấn đề của quy trình.

Các bước cụ thể trong giai đoạn Kế hoạch

1. Xác định quy trình làm gì và xác định điểm đầu và điểm cuối.
2. Mô tả quy trình: liệt kê các nhiệm vụ quan trọng được thực hiện và trình tự các bước, những người liên quan, thiết bị được sử dụng, điều kiện môi trường, phương pháp làm việc và vật liệu được sử dụng.
3. Xác định mọi người có liên quan, chẳng hạn như nhà điều hành, nhà cung cấp và bất kỳ khách hàng bên ngoài và nội bộ nào.
4. Hiểu và ghi lại các kỳ vọng của khách hàng: khách hàng muốn gì, khi nào và ở đâu.
5. Hiểu quy trình tốt hơn bằng cách thu thập bất kỳ dữ liệu hiệu suất quy trình lịch sử nào có sẵn hoặc thu thập dữ liệu trạng thái hiện tại. Nếu bạn chưa thực hiện giám sát máy , Evocon có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể với bước này vì nó tự động hóa việc thu thập và hiển thị dữ liệu.
6. Tìm hiểu và ghi lại bất kỳ vấn đề đã nhận thấy nào liên quan đến quy trình.
7. Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và mô tả tác động đến hiệu suất.
8. Phát triển các giải pháp khắc phục nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và ngăn chặn sự tái phát.
9. Lựa chọn giải pháp tốt nhất.

Làm

Giai đoạn “Làm” là khi việc thực hiện bắt đầu ở quy mô nhỏ.

Việc triển khai quy mô nhỏ có thể ở dạng thí điểm hạn chế trong một quy trình sản xuất quy mô hơn, hoặc có thể với một nhóm khách hàng được nhắm mục tiêu. Mục đích là để kiểm tra tính hiệu quả của các giải pháp bằng cách thu thập và đánh giá dữ liệu khách quan.

Các bước cụ thể trong giai đoạn Do

1. Tiến hành một nghiên cứu hoặc thử nghiệm thí điểm để đánh giá (các) giải pháp có thể có.
2. Xác định các bước để đo lường hiệu quả của các cải tiến hoặc giải pháp được thử nghiệm.

Kiểm tra

Giai đoạn “Kiểm tra” trong PDCA xác định xem giải pháp có hoạt động hay không bằng cách đánh giá kết quả, ghi lại quá trình học tập và xác định xem các vấn đề hoặc cơ hội bổ sung có cần được giải quyết hay không.

Các bước cụ thể trong giai đoạn Kiểm tra

1. Kiểm tra kết quả của một thử nghiệm hoặc thí điểm.
2. Xác định xem hiệu quả của quá trình đã tăng lên hay chưa.
3. Quyết định xem có cần thiết phải kiểm tra thêm hay không.

Hành động

Giai đoạn “Hành động” là bước cuối cùng trong chu trình PDCA. Trọng tâm chính ở đây là tinh chỉnh và hoàn thiện những thay đổi sẽ được giới thiệu.

Sau khi được tiêu chuẩn hóa, việc cải tiến phải được thiết lập như một “phương pháp hay nhất” mới trong công ty.

Các bước cụ thể trong giai đoạn Hành động

1. Chọn thay đổi hoặc giải pháp tốt nhất.
2. Xây dựng kế hoạch thực hiện giải thích ai cần làm những gì và khi nào.
3. Chính thức hóa giải pháp, ví dụ, bằng cách sửa đổi hướng dẫn công việc.
4. Thiết lập phương pháp theo dõi và giám sát hiệu suất của quá trình.

Sử dụng chu trình PDCA để hỗ trợ Kaizen

Quy trình PDCA hỗ trợ cả các nguyên tắc và thực hành cải tiến liên tục và Kaizen . Kaizen tập trung vào việc áp dụng những thay đổi nhỏ hàng ngày dẫn đến những cải tiến lớn theo thời gian. Chu trình PDCA cung cấp một khuôn khổ và cấu trúc để xác định các cơ hội cải tiến và đánh giá chúng một cách khách quan.

Sử dụng PDCA, một tổ chức đang trong quá trình cải tiến liên tục có thể tạo ra một nền văn hóa của những người giải quyết vấn đềvà các nhà tư tưởng phản biện. Các ý tưởng cải tiến có thể được kiểm tra nghiêm ngặt ở quy mô nhỏ. Sử dụng dữ liệu, nhóm có thể điều chỉnh giải pháp và đánh giá lại giả thuyết. Sau khi một ý tưởng được chứng minh là có hiệu quả, nó có thể được tiêu chuẩn hóa và thực hiện trên toàn công ty. Quá trình lặp đi lặp lại của chu trình PDCA cho phép các ý tưởng liên tục được kiểm tra và thúc đẩy cải tiến liên tục và văn hóa học hỏi liên tục.

Sự kết luận

Trong bài viết này, bạn đã học về bốn giai đoạn của PDCA: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động. Bây giờ bạn sẽ hiểu về các bước cụ thể mà bạn có thể thực hiện để bắt đầu với từng giai đoạn.